복합기에서 개인정보가 담긴 서류는 어떻게 관리하나요?
개인정보가 담긴 서류를 다룰 때는 출력물이 트레이에 남지 않도록 장비 위치와 이용 규칙을 정하고, 스캔 파일은 저장 위치와 접근 권한, 보관 기간을 내부 기준으로 정해야 합니다. 기기 내부에 남을 수 있는 정보는 기종마다 다르므로 반납 전 삭제 방법과 처리 책임을 계약서에서 확인하세요.
| 출력물 | 공용 트레이 방치 방지, 설치 위치 선정 |
|---|---|
| 스캔 파일 | 저장 위치, 접근 권한, 보관·삭제 기준 |
| 기기 내부 | 저장장치·주소록 보유 여부는 기종별 확인 |
| 반납 | 삭제 방법과 처리 책임을 계약서에 |
출력물이 남지 않게
공용 공간에 두면 출력물이 트레이에 남기 쉽습니다. 담당자가 가까이서 회수할 수 있는 위치에 설치하고, 사용자별 출력 인증이나 출력 보류 기능이 필요하다면 지원 여부를 모델별로 확인하세요.
스캔 파일의 저장과 삭제
스캔 파일을 어디에 저장하고 누가 열 수 있는지, 얼마나 보관하고 언제 지울지는 장비가 아니라 내부 규칙으로 정해야 합니다. 이메일로 보내는 기능을 쓴다면 수신 주소를 확인하세요.
기기 내부에 남는 정보
일부 기종은 내부 저장장치에 작업 기록이나 주소록이 남을 수 있습니다. 어떤 정보가 남는지는 기종마다 다르므로 모델별로 확인하세요.
반납 전 정리
반납하거나 교체할 때 내부 정보를 어떻게 삭제하는지, 삭제 확인은 누가 하는지 계약서에서 확인하세요. 삭제 방법과 책임 범위는 계약 전에 서면으로 받아 두는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문
복합기에서 개인정보가 유출될 수 있나요?
출력물 방치나 스캔 파일의 잘못된 저장·전송, 반납 시 내부 정보 미삭제가 원인이 될 수 있습니다. 장비 위치·접근 권한·삭제 절차를 미리 정해 두세요.
출력 인증 기능이 필요하면 어떻게 하나요?
사용자별 인증이나 출력 보류 기능이 필요하면 견적 문의 때 알려주세요. 지원 여부는 모델과 옵션별로 확인합니다.